2019年剛剛過去不久，2020年職場生活就接踵而至，很多職場練習生在辦公中要處理Word文檔，其中會碰到各式各樣的數據校對核準問題，文字或者符號的糾正亦復如是，不少還是去年積攢下來的歷史遺留問題，到現在也不見解決。

今天職場君就給大家介紹一下如何實現初步的文檔審閱，以下是5個簡單而神奇的審閱功能——

快速對文檔實施檢查

當完成一個大型文檔的制作后，可能會由于一些原因導致錄入錯誤，那么用戶可以先利用系統提供的“拼寫和語法”功能進行大致的檢查。

步驟一、通過文件菜單，打開“Word選項”對話框，從中選擇“校對”選項，在“在Word中更正拼寫和語法時”選項區中進行勾選，并單擊“設置”按鈕。

步驟一

步驟二、打開“語法設置”對話框，在“語法和風格選項”列表框中，勾選相應選項，單擊“確定”按鈕。

步驟二

步驟三、返回“W o r d選項”對話框，單擊“確定”按鈕，返回W o r d文檔，單擊“審閱”選項卡上的“拼寫和語法”按鈕。

步驟三

步驟四、文檔編輯窗口右側出現“語法”窗格，有錯誤處會顯示紅色和綠色波浪線，用戶只需根據提示進行修改即可。

步驟四

快速查找同義詞

在編輯文檔時，用戶可能會需要查找出某一詞語的同義詞，通過文檔的“審閱”功能可以輕松實現。

步驟一、打開文檔，選擇需要查詢同義詞的詞語，單擊“審閱”選項卡上的“同義詞庫”按鈕。

步驟一

步驟二、打開“同義詞庫”窗格，可以在列表框中看到和所選詞語詞義相同的單詞。

步驟二

如何將當前文檔以PDF格式導出？

打開文檔，執行“文件>導出>創建PDF/XPS文檔”命令，單擊“創建PDF/XPS文檔”按鈕，打開“發布為PDF或XPS”對話框，單擊“發布”按鈕進行發布即可。

hint

神奇的實時翻譯

在查看文檔的過程中，有時需要查看某些單詞或詞組的含義，但使用翻譯功能又顯的繁瑣，那么此時可以進行屏幕實時翻譯，其操作很簡單，具體介紹如下。

步驟一、在“翻譯”列表中選擇“翻譯屏幕提示”選項，啟用該功能。

步驟一

步驟二、將鼠標光標放置在需要翻譯的單詞或者詞 組上。此時，便會在單詞上方顯示半透明譯文框。

步驟二

步驟三、若將光標移至譯文框中，則可清晰顯示出翻譯的內容。

步驟三

步驟四、單擊譯文框底部的功能按鈕，可以實現更 多的操作，如查看詳細信息、朗讀單詞、復制譯文等。

步驟四

按需自定義Word詞典

在Word中可以使用多個自定義詞典來檢查文檔的拼寫，而對于一些專門的技術名稱、技術術語、外語單詞以及某些單詞的替換拼寫等，可以自定一個詞典涵蓋這些單詞，方便對文檔的拼寫檢查。

步驟一、打開文檔，執行“文件>選項”命令，打開“Word選項”對話框，選擇“校對”選項，單擊“自定義詞典”按鈕。

步驟一

步驟二、打開“自定義詞典”對話框，單擊“新建”按鈕。

步驟二

步驟三、打開“創建自定義詞典”對話框，選擇保存路徑和保存類型，輸入文件名，單擊“保存”按鈕，返回“自定義詞典”對話框，在“詞典列表”列表框中可看到自定義的詞典，單擊“編輯單詞列表”按鈕。

步驟三

步驟四、彈出“自定義詞典”對話框，在“單詞”選項輸入單詞后單擊“添加”按鈕，將其添加至“詞典”列表框中，單擊“確定”按鈕返回“自定義詞典”對話框并確認，返回“Word選項”對話框確定即可。

步驟四

簡繁轉換不求人

由于工作的需要，一些人會使用繁體字與客戶進行交流，所以，繁體字的錄入與編輯是至關重要的。為了適應更多的轉換詞匯，下面將介紹一種自定義繁簡轉換詞語的方法。

步驟一、打開文檔，切換至“審閱”選項卡，單擊“簡繁轉換”按鈕。

步驟一

步驟二、打開“中文簡繁轉換”對話框，選中“簡體中文轉換為繁體中文”選項，單擊“自定義詞典”按鈕。

步驟二

步驟三、打開“簡體繁體自定義詞典”對話框，從中根據需要對簡繁體轉換的詞語進行自定義，設置完成后關閉對話框。返回上一級對話框確認即可。

步驟三

轉換為繁體字的效果——

最終效果

想要學習更多office軟件知識，請了解——

office 2016實戰技巧精粹辭典（全技巧視頻版）

超實用技巧一本收納，覆蓋Office軟件辦公方方面面，緊跟現代辦公潮流，值得置于案頭隨時翻閱學習！雙色印刷，圖例清晰，講解詳細，操作步驟和參數一目了然！隨書附贈資料，公眾號在線觀看本書語音視頻教學，另有額外附贈的超實用辦公模板、相關辦公技巧視頻、辦公素材、實用小軟件，超值豐富內容輕松獲得！