在春節前最后一次例會上，有同事提出防止放假期間客戶要求我們服務，需要提前將放假時間通知新老客戶。李總認為非常有必要提前通知，因為往年有這種先例，導致公司與客戶之間存在誤會。李總吩咐剛進公司的小毛負責制作一份春節放假通知，發在企業郵箱里，供其他員工發送給客戶。

一般效果

小毛剛畢業進公司，對Word的使用還不是很熟悉，在制作放假通知文檔時，他為體現各部分內容，設置不同的字體樣式，顯得不夠正式；正文中各段開頭沒有設置首行縮進，版式上不規范；通知內容行距太小，文字堆積在一起，而且段落與段落之間也不明顯，不利于閱讀。

春節放假或多或少會給客戶造成不便，為了方便客戶了解內部放假安排，應給客戶發送春節放假通知。放假通知主要包括以下幾部分內容：標題、稱呼、放假事由、放假時間、祝福語、落款和日期。制作通知時一定要各部分內容清晰，并符合人們的閱讀習慣。

本案例主要對文本格式和段落格式進行設置，使通知內容更合理、準確、清晰。

逆襲效果

小毛經過指點之后，對文檔進行修改，首先統一將文檔中的所有文本設置為宋體，使通知文檔看起來更正式；然后設置了通知文檔每段的首行縮進，使通知內容更符合閱讀習慣；為正文增大了行距，并設置段落間距，使文檔版面清晰、辨識度提高不少。

設置頁面大小和文本格式

在制作放假通知Word文檔時，首先要確定頁面的大小，然后再輸入相關的文字。文字輸入完成后還要設置文本的格式。在制作春節放假通知文檔時，設置紙張大小為A4，并設置文檔所有文本為宋體，下面介紹具體操作。

步驟一、啟動word 2019軟件，新建空白文檔，切換至“布局”選項卡，單擊“頁面設置”選項組中“頁邊距”下三角按鈕，在列表中選擇“自定義頁邊距”選項。

步驟一

步驟二、打開“頁面設置”對話框，在“頁邊距”選項卡中設置上、下、左和右頁邊距均為2.5厘米，在“紙張方向”選項區域中單擊“縱向”按鈕。

步驟二

步驟三、切換至“紙張”選項卡，設置“寬度”為18.6厘米、“高度”為26厘米，單擊“確定”按鈕 。

步驟三

步驟四、頁面設置完成后返回文檔中，然后輸入關于2020年春節放假通知的相關內容，可見輸入的文本都是word默認的格式 。

步驟四

步驟五、按Ctrl+A組合鍵選中輸入的所有文本，切換至“開始”選項卡，單擊“字體”選項組中“字體”下三角按鈕，在列表中選擇“宋體”選項，即可為選中文本設置字體格式。

步驟五

步驟六、選中通知的標題文本，單擊“字體”選項組中“字號”下三角按鈕，在列表中選擇“三號”選項。

步驟六

步驟七、最后選中除標題外的所有文本，設置字號為“小四”。在word中選中文本后，會顯示浮動工具欄，用戶可以在此快速設置文本的字體、字號、字體顏色等格式。

步驟七

設置首行縮進

在輸入段落文本時，第一行的第一個字需要向右縮進2個字符，就是平時說的空兩格。我們要介紹的方法并不是將光標分別定位在每個段落的開頭然后按空格鍵，而是通過相關功能命令實現首行縮，下面介紹具體的操作方法。

步驟一、首先對通知文本內容設置對齊方式，首先將光標定位在標題文本中，在“開始”選項卡中單擊“段落”選項組的“居中”按鈕，即可將標題設置為居中對齊。

步驟一

步驟二、選擇落款的公司名稱和日期文本，單擊“段落”選項組中“右對齊”按鈕，即可將選中文本設置為右對齊。

步驟二

步驟三、接著為正文部分設置首行縮進2個字符。首先選擇除稱呼和落款之外的文本，單擊“段落”選項組的對話框啟動器按鈕。

步驟三

步驟四、打開“段落”對話框，在“縮進”選項區域中單擊“特殊”下三角按鈕，在列表中選擇“首行”選項，則在“縮進行值”文本框中顯示“2字符”，單擊“確定”按鈕。

步驟四

步驟五、操作完成后，可見選中的段落文本的第一行的第一個字向右縮進兩個字符。第2段文本結尾出現單字成行的現象，然后根據需要添加合適的文本即可。

步驟五

設置行和段落間距

文檔制作至此，我們發現行與行之間距離太擠、而且段落間距不是很明顯，這些因素都不利于閱讀。下面介紹設置行距和段落間距的操作方法。

步驟一、通知的標題需要突出顯示，標題與上頁邊和下方正文的距離最大。首先將光標定位在標題上，打開“段落”對話框，在“縮進和間距”選項卡的“間距”選項區域中設置“段前”為“2行”、“段后”為“1.5行”，單擊“確定”按鈕。

步驟一

步驟二、選擇正文的所有文本，打開“段落”對話框，在“間距”選項區域中設置多倍行距值為1.3。然后再選擇正文中除了稱呼和落款外的所有文本，設置“段前”為“0.5行”、“段后”為“0.5行”，單擊“確定”按鈕。

步驟二

步驟三、操作完成后返回文檔中，查看設置的最終效果。可見標題距離上邊和正文距離增大，正文中行與行之間距離增大為設置的值，段落之間也增大了距離。

通過這樣的設置，在閱讀該文檔時，瀏覽者不會產生壓抑感，而且各層面文本很容易區分，文檔的內容也能很好地傳遞。

步驟三

這樣一份精美的春節放假通知就做好了，你學會了沒有？

想要學習更多Excel軟件知識，請了解——

本書作者將多年培訓中遇到的學生和讀者在常犯的錯誤、常用的低效做法收集整理，形成一套“糾錯”課程，以“菜鳥”小蔡在工作中遇到的各種問題為主線，通過“暖男”先生的指點，使小蔡對Word的應用逐漸得心應手。內容上主要包括Word文檔處理的錯誤和正確設計思路、文檔制作的低效方法和高效方法，并且在每個案例開頭采用“菜鳥效果”和“逆襲效果”展示，通過兩張圖片對比，讓讀者一目了然，通過優化方法的介紹，提高讀者Word應用的水平。每個任務結束后，還會以“高效辦公”的形式，對Word的一些快捷操作方法進行講解，幫助讀者進一步提升操作能力。此外，還會以“菜鳥加油站”的形式，對Word文檔中一些“熱點”功能進行介紹，讓讀者學起來更系統。