目錄是項目手冊、說明書、產(chǎn)品介紹等文件必備的項目，通過目錄可以很清晰地了解文檔的頁數(shù)、內(nèi)容、層次和結(jié)構(gòu)等。一份清晰的目錄能夠幫助同事和客戶快速掌握信息，快速反應(yīng)，這就大大提高了辦公效率和辦事水平。對于許多職場文件來說，對于目錄頁的制作要求不要過于花哨，側(cè)重商務(wù)，簡潔、明了、清晰即可。在制作目錄內(nèi)容時，采用統(tǒng)一的字體，通過字號和加粗區(qū)分不同級別的文本。

下面，職場君為大家介紹一下在制作目錄時，我們可以使用的一些技巧——

快速提取目錄

在文檔中設(shè)置完標題樣式后，用戶可以通過“目錄”功能快速準確地提取目錄，不必逐個輸入。下面介紹具體的操作方法。

第一步、首先需要插入空白頁，將光標定位在“未藍文化概述”文本的左側(cè)，切換至“插入”選項卡，單擊“頁面”選項組中“空白頁”按鈕。

第一步

第二步、在空白頁中輸入“目錄”文本，然后在“字體”選項組中設(shè)置字體格式，在“段落”選項組中設(shè)置段落格式。將光標定位在下一行，切換至“引用”選項卡，單擊“目錄”選項組中“目錄”下三角按鈕，在列表中選擇“自定義目錄”選項。

第二步

第三步、打開“目錄”對話框，在“目錄”選項卡的“常規(guī)”選項組中設(shè)置“格式”為“正式”，其他參數(shù)保持不變，單擊“確定”按鈕。用戶可以單擊“制表符前導(dǎo)符”右側(cè)下三角按鈕，在列表中選擇合適的線條樣式。

第三步

第四步、操作完成后，返回文檔中，可見在光標處提取文檔中設(shè)置標題樣式的文本，并在右側(cè)顯示對應(yīng)的頁碼。其中應(yīng)用“標題2”的文本向右縮進1個字符，可以很好地區(qū)分不同級別的標題。

第四步

第五步、當光標移到目錄文本上方，會顯示“按住Ctrl鍵并單擊可訪問鏈接”提示，例如在“管理篇”文本上按住Ctlr鍵單擊。

第五步

tips：取消目錄中的鏈接

再次打開“目錄”對話框，取消勾選“使用超鏈接而不使用頁碼”復(fù)選框，單擊“確定”按鈕，在彈出的提示對話框中單擊“確定”按鈕即可。

第六步、則系統(tǒng)自動跟蹤鏈接，跳轉(zhuǎn)到“管理篇”的頁面，并且光標定位在該文本的最前面。

第六步

tips：應(yīng)用內(nèi)置格式

在“目錄”對話框中，單擊“格式”下三角按鈕，在列表中包含“古典”、“優(yōu)雅”、“流行”、“現(xiàn)代”、“正式”和“簡單”幾種格式，用戶直接選擇相應(yīng)的格式即可。

編輯目錄格式

目錄插入后，其文本為默認的格式，用戶可以通過對其進行編輯，設(shè)置不同的文本格式以區(qū)別標題的級別。下面介紹編輯目錄格式的具體操作方法。

第一步、首先切換至“引用”選項卡，單擊“目錄”選項組中“目錄”下三角按鈕，在列表中選擇“自定義目錄”選項，打開“目錄”對話框，單擊“修改”按鈕。

第一步

第二步、打開“樣式”對話框，在“樣式”選項框中選擇需要修改的目錄，此處選擇“TOC1”，單擊“修改”按鈕。在“預(yù)覽”選項區(qū)域中可以查看選中目錄的效果以及目錄的格式參數(shù)。

第二步

第三步、打開“修改樣式”對話框，修改目錄1的相關(guān)參數(shù)，設(shè)置文本的字體為“宋體”、字號為四號并加粗顯示，單擊“確定”按鈕。用戶也可以單擊“格式”下三角按鈕，在列表中選擇合適的選項，在打開的對話框中設(shè)置相關(guān)參數(shù)。

第三步

第四步、返回“樣式”對話框，然后根據(jù)相同的方法設(shè)置目錄2的格式。其字號比目錄1小點，并取消加粗顯示。

第四步

第五步、然后依次單擊“確定”按鈕，在彈出的系統(tǒng)提示對話框中單擊“確定”按鈕，替換原目錄。

第五步

第六步、返回文檔中，可見目錄應(yīng)用了設(shè)置的格式。通過文本的大小即可區(qū)分標題的等級。

第六步

tips：手動輸入目錄

首先將光標定位在需要輸入目錄的位置，切換至“引用”選項卡，單擊“目錄”選項組中“目錄”下三角按鈕，在列表中選擇“手動目錄”選項，在光標處插入1級、2級和3級標題，將正文中需要錄入標題的內(nèi)容輸入即可。

手動輸入目錄

快速更新目錄

在編輯文檔時，如果目錄的內(nèi)容被修改了，是不能自動更新的，如果再重新提取并設(shè)置格式是很麻煩的事情。下面介紹快速更新目錄的方法。

在文檔中將“未藍文化概述”修改為“未藍文化簡介”文本，其格式保持不變。切換至“引用”選項卡，單擊“目錄”選項組中“更新目錄”按鈕。

第一步

打開“更新目錄”對話框，選中“更新整個目錄”單選按鈕，然后單擊“確定”按鈕。

第二步

返回文檔中，可見目錄中顯示修改后的內(nèi)容。

第三步

用戶也可以通過快捷菜單的方法更新目錄，則右擊目錄內(nèi)容，在快捷菜單中選擇“更新域”命令，如下圖所示。即可打開“更新目錄”對話框，然后對目錄進行更新即可。

第四步

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