又到了上交月總結報告的時候，同事特別積極地整理匯總了十幾頁的報告，圖文數據滿滿當當，別的人干癟地只有幾頁。同事本以為老板會滿心歡喜，稱贊自己工作認真，沒想到第二天就被老板痛批了一頓：“標題不分級，要關鍵詞沒關鍵詞，要目錄沒目錄，十幾頁的文稿，你想要我一字一字地看到昏厥嗎？”同事找到職場君傾訴了自己的郁悶，職場君立馬就教他使用目錄功能，更改之后交給老板，果不其然，老板看到十分高興，連連表揚他。

目錄通常是長文檔不可缺少的部分，有了目錄，用戶就能很容易地知道文檔中有什么內容，如何查找內容。下面職場君給大家帶來圖文操作：

快速提取文件目錄

對于一個內容較多的文檔，為了便于用戶了解文檔的結構，把握文檔內容，可以為文檔添加目錄，但是如果手工錄入目錄，效率會大大降低。

下面職場君介紹一種自動提取文檔目錄的方法——

1.打開文檔，對文檔中的標題分別進行設置相應的大綱級別，然后將鼠標光標定位在需插入目錄的位置。

定位目錄插入點

2.切換至“引用”選項卡，單擊“目錄”按鈕，從展開的列表中選擇“自定義目錄”選項。

選擇該選項

3.打開“目錄”對話框，將“常規”選項組中的“顯示級別”設置為4級。

設置顯示級別

4.設置完成后，單擊“確定”按鈕，即可成功提取目錄。

成功提取目錄

目錄樣式巧變身

創建好文檔目錄后，如果用戶對當前目錄樣式不滿意，可對其進行適當的修改，用戶既可以選擇其他類型的目錄樣式，也可以自定義目錄樣式。

下面職場君將以后者的操作為例進行介紹——

1.打開文檔，切換至“引用”選項卡，單擊“目錄”按鈕，從列表中選擇“自定義目錄”選項。

選擇“自定義目錄”

2.打開“目錄”對話框，單擊“常規”選項組中的“格式”下拉按鈕，從列表中選擇“現代”樣式。

選擇“現代”格式

3.選擇完成后，單擊“確定”按鈕，單擊提示對話框中的“是”按鈕。

單擊該按鈕

4.設置完成后，原有的目錄樣式即會發生改變。

目錄樣式發生改變

5.自定義目錄樣式。打開“目錄”對話框，將“常規”選項組中的“格式”設置為“來自模板”，單擊“修改”按鈕。

設置為“來自模板”

6.打開“樣式”對話框，選擇需修改的目錄樣式，這里選擇“目錄1”，單擊“修改”按鈕。

選擇“目錄1”

7.打開“修改樣式”對話框，根據提示對相應的選項進行設置，例如文字的字體、字號以及顏色等。

設置字體格式

8.設置完成后，單擊“確定”按鈕，返回“樣式”對話框，隨后選擇二級目錄對其樣式進行更改。

選擇二級目錄

9.設置完成后，單擊“確定”按鈕，返回上一級對話框并確定，彈出提示對話框。

彈出提示對話框

10.單擊“確定”按鈕，完成目錄樣式的創建，此時，文檔目錄樣式也發生改變。

完成目錄樣式的創建

巧妙更新文件目錄

當完成目錄的提取操作后，又對文檔的內容進行必要的修改，那么目錄是不是還得再次提取呢？其實不用著急，用戶可以采用自動更新目錄的方法。

下面職場君為大家介紹如何將文檔目錄設置為自動更新——

1.打開文檔，按住Ctrl鍵，此時鼠標光標已變成手指形狀。

光標變成手指形狀

2.在目錄中單擊需要更改的內容標題，跳轉至相關內容，并對其執行修改操作。

跳轉至相關內容

3.隨后，執行“引用>更新目錄”命令，將更新整個目錄。

引用>更新目錄

4.返回后可發現，被刪除內容對應的標題已從目錄中刪除，同時，系統也對目錄的頁碼進行了更新。

完成目錄更新

為目錄的頁碼添加括號

創建目錄完成后，可以對目錄頁碼添加括號，如果逐一進行添加，將會非常的麻煩，可以通過“替換”功能，實現快速添加，下面職場君具體介紹一下如何為目錄的頁碼添加括號。

1.選擇所有目錄，單擊“開始”選項卡上的“替換”按鈕。

“替換”按鈕

2.打開“查找和替換”對話框，在“查找 內容”文本框中輸入“([0-9]{1,})”，在“替換為”文本框中輸入“（）”。

打開“查找和替換”對話框

3.勾選“使用通配符”選項，單擊“全部替換”按鈕，彈出提示對話框，單擊“否”按鈕。

勾選“使用通配符”選項

4.設置完成后，即可完成目錄頁面括號的添加操作。

目錄頁面括號添加好了

要想熟練掌握，大家記得多操作幾遍哦！

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