你聽過員工抱怨開會嗎？哪怕再忙，開會也不能省，但死磕會議真的有用嗎？會議成本往往隨每個人的時間成本、參會人數、會議時間而定，假如員工時薪50元，30人開了一次3小時的會，那這次會議的成本就是 4500元，這是非常昂貴的。

怎樣才能在有限的時間里，產出更多有效討論，打造高效團隊呢？亞馬遜的做法你一定要來學。

《亞馬遜成果達成法》是亞馬遜高管親自分享了亞馬遜管理的最佳案例，是一本任何企業都適合的實用手冊，解決管理者在真實商業場景中“團隊難出成果”“員工工作不積極”等多達80個常見的管理難題，從如何打造高效會議開始吧！

本文摘錄自《亞馬遜成果達成法》

原章節名為《讓團隊信息通暢的“組織建設”法則》

怎樣制定規則能讓會議發揮出作用

根據會議目的制定規則

會議規則是指會議或集會場合下理所當然的做法，亞馬遜也有會議規則，比如不要看著電腦說話等。乍一看，可能會覺得這是一個帶有孩子氣的規定，但是說話時看著對方，不管什么場合，都是非常重要的一個禮節。這個規則源于領導力準則的“贏得信任”方針。為了建立與他人的信任關系，亞馬遜要求員工遵守這樣的規定。

與此相關的一條規則是不許帶電腦。在亞馬遜，大家經常隨身攜帶電腦，但在演講或以聽為主的會議上，為了讓大家專注于講話內容，所以制定了這樣的規則。

并非所有團隊都需要制定這樣的規則。重要的是，每個團隊要制定相應的一些基本規則并加以執行。

制定基本規則的訣竅是要切合會議目的。例如，需要集思廣益的會議，如果議題過于聚焦而束縛大家的思路，好點子自然會少。所以，要將重視“遠見卓識”方針、激發源源不斷的新奇點子，置于企業發展的優先位置。

如果經常出現團隊成員不發言，只有負責人一個人講話的情況，最好制定一些硬性規則，比如每人必須發表一次意見；如果別人提出了意見，讓其他員工發表自己的看法等。

如何與低效會議說再見

減少無用會議的訣竅

有傳言說日本企業的無用會議很多。那些純屬浪費時間的會議是降低工作效率的重要原因，所以誰都想避開。

亞馬遜有時也會舉行人數多達30人的會議。這種會議是不會給所有人發言機會的。所以，需要在會議前講清楚本次會議的目的是什么、要決定什么，或是要發布什么信息等。只有這樣，參會人員才能有的放矢。

提前擬定會議目標，通過參考員工積極提出的個人意見，可以產生一個好的會議結果。我們常常認為，要想將30人規模的會議辦成讓所有人都能發言的有用會議非常難，但也不能任由其發展為一個無用的會議。

參與會議討論很關鍵

以服裝事業部為例，開會時，將參會人員分成男裝組、女裝組和運動裝組，并讓各組就近一周來的業務開展情況發表看法，比如男裝組發生了什么新情況、女裝組做了什么事情等。

舉辦這種會議不是為了匯報工作，而是為了分享從最近成功或失敗的經歷中學到了什么經驗。比如，為了將其他團隊成功的經驗運用到自己團隊的業務中去，有的團隊成員會問：“這是怎么做到的呢？”所以，不同于只作報告的會議，這樣的會議形式能使參會人員自發地發表想法。

寫會議記錄的訣竅是什么

亞馬遜會議記錄的秘密

亞馬遜要求會議必須有記錄，上面需要寫清誰在什么時間之前要做什么事，而且下次開會時會先檢查上一階段任務有沒有完成。這對提高工作效率至關重要。

很多企業的會議記錄可能只寫了該會議決定了什么事情。可是，明確在下次會議之前應該做什么，下一步安排是什么，清楚地在會議記錄上記下來，同樣非常重要。

如果有的企業在之前的會議記錄中不曾記錄過下一步安排，建議今后要將此內容放進去。

由誰來做會議記錄

在太田的團隊里，會議記錄的工作是由所有人輪流負責的。所以，每次會議負責記錄、計時、主持的人都不一樣。這樣一來，每個人都能了解其他崗位的工作內容，也能學習會議記錄的方法以及主持會議的技巧。

也有很多時候，會議的人員安排是固定下來的，比如上級負責會議主持，年輕人來做會議記錄等。這可能是因為不同的人適合的工作不同，但積累不同崗位的工作經驗對個人的成長有重要作用。比如，上級親自來做會議記錄的話，他可能會對會議有新發現。

明確下次開會前需完成的“下一步安排”。

會議由誰來主持效果最好？

領導未必是合適的會議主持人。很多企業開會是由領導主持，但在亞馬遜，負責主持會議的是項目負責人。也就是說，會議內容是關于哪個項目的，會議主持人就由那個項目的負責人擔任。而且，領導要隨時為會議主持人提供支持。

不過，這也不是絕對的。也有團隊將會議主持的任務交給財務人員等擅長主持會議的人。

會議主持人的重要職責

如果團隊里有人擅長主持會議，那么交給他做也是可以的。必要的話，也可以請求其他部門支持。

當團隊成員不擅長主持會議時，也可以請求人力資源部門介入操辦。

會議主持人的作用是引導參會人員發言，并創造自由發言的氣氛，推動會議順利進行。因此，會議主持人最好由項目責任人或擅長的人來做。

要注意的是，需要執行信息收集與反饋工作的人，不要做會議主持人，要營造一個能夠讓他集中精力總覽會議全局的環境。

會議主持交給項目責任人或擅長的人來做。

原標題：《看完這本書，學會“職場管理”！》

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