Editor's Note

對于學者而言，“學術寫作”是其學術生涯發展中幾乎最重要的傍身之技；對職業人士而言，“職場寫作”同樣是一項必不可少的技能。無論是起草政策備忘錄、撰寫電子郵件，還是發布社交媒體內容，簡潔的文字都是達成有效溝通的關鍵。

普林斯頓公共和國際事務學院的客座講師、紐約大學法學副教授 Martha Coven 的新作Writing on the Job: Best Practices for Communicating in the Digital Age（《職場寫作：數字時代溝通的最佳實踐》）探索了清晰寫作的諸多策略。本書基于 Coven 在普林斯頓大學廣受歡迎的寫作課程和講習班、以及她在公共和私營部門幾十年的經驗而寫成，為想要在當下這個數字時代提高職場寫作水平的人提供了諸多有益的建議與指導。

Coven 是高盛公司的客座教授，她一直在政府內外從事美國政策研究方面的工作。在執教于普林斯頓之前，她在奧巴馬政府工作了6年。在普林斯頓大學，Coven 因她教授的寫作課程而聞名。

“職場寫作”與“學術寫作”的區別

每個人在本科或研究生畢業時，基本都學會了如何就復雜的主題撰寫一份長篇論文，但這種寫作技巧卻并不一定適用于工作場所的需要。能夠將想法轉變為簡明、有說服力的信息，是職場的必備技能，也是如今的大學需要教會每一個學生的本領。

Coven 認為，工作場所鼓勵簡潔的寫作，對于政策研究相關工作來說，清晰的表達尤為重要。通常，我們使用社交平臺和小型屏幕設備進行商業寫作和閱讀，但顯然，這兩者都不太適合對一個問題進行長篇大論。工作中的寫作與學院里的寫作不同，一個忙碌的經理或客戶尋找的是基本結論和重要信息，而不是一步一步地解讀某個問題。商業溝通的原則是結論先行。細致的分析仍然是必要的，但更重要的是有效傳遞信息的能力——這在營利性、非營利性和政府機構中都是如此。

學術出版物中的數據可視化程度往往低于其他專業領域，在其他情況下，將數據導出為柱狀圖或折線圖應該只是第一步。在工作場所中，能夠得到關注的可視化圖表都是經過精心設計的，包括言簡意賅的標題、排列整齊的數據、有信息量的標簽、顏色使用的策略等等，沒有任何多余的元素，包括多余的網格線或圖例。

雖然像“加粗”等文本格式在學術期刊上用得很少，但這在工作場所卻像是催化劑一樣的存在。這些格式能夠將文本分解成小塊，并協助組織材料，使讀者能夠更快地完成閱讀。閱讀一位學術界同事的文章可能需要花上一兩個小時；但在商業領域，這可能只需要一兩分鐘。

最后，工作中的寫作應該是生動而非枯燥的。好的職場寫作應當容易理解，它沒有學術式的行話和定義不明確的抽象術語，取而代之的是生動具體的例子。簡言之，職場寫作既需要足夠明確，也需要擁有強大的說服力。

Writing on the Job: Best Practices for Communicating in the Digital Age

數字時代下的寫作

本書的副標題是“數字時代溝通的最佳實踐”。如今，我們經常在智能手機或其他電子屏幕上閱讀，疫情的影響愈發迫使人們進入一個更加虛擬的世界，這一事實確實讓我們不得不以不同的方式寫作。在每個人都面臨信息過載、無法保證從頭到尾地瀏覽一個內容的情況下，抓住重點就變得非常重要。

在書中，Coven 提出的建議之一是使用一種策略，美國軍方稱之為“底線在前”（Bottom line up front），即：無論是電子郵件、書面報告或任何幻燈片，我們都可以在最開始給出信息的核心架構。在小說寫作或其他類型的寫作中，你可能會慢慢地“打開”一個故事。但在政策領域甚至更廣泛的商業領域，都不允許我們這樣操作。

在疫情的大背景下，因為人們變得更分散，導致我們正在發送更多電子郵件、更多地使用各類信息傳遞平臺。Coven 認為，從這個角度來看，“寫作”正在成為一項我們都在培養的技能，我們應該越做越好。但由于寫作往往依賴于人與人之間的某種聯系，因此，在不認識寫信對象或寫給某個從未見過的人的情況下，掌握語言表達的尺度依舊相當困難。

如何實現“好的寫作”？

那么，大學應該如何培訓他們的學生成為出色的職場寫手呢？像許多學校開設的寫作課程那樣，通常的方法是給他們布置作業，讓學生模擬在工作中會被要求做的事情。當然這并不意味著放棄論文訓練，畢竟它仍然是徹底分析問題的有用工具。但是，學?？梢砸髮W生制作一些配套的短篇材料，如幻燈片、信息表、新聞稿，甚至是一條推特。如何用不超過280個簡單的英語詞匯來總結一個觀點，是測試自身理解能力的一個好方法。拿 Robert Caro 來舉例，他因記錄約翰遜總統的職業生涯而聞名。他的一些書長達一千多頁，但他每次寫作都是從一個簡單的步驟開始，即，先設法將他想說的東西濃縮成幾個段落，而并非直接開始寫一本新書。

對于如何準備和檢視自己的寫作，Coven 給出了許多實用的建議。

在寫作 Writing on the Job 之前，作者正在教授一本由兩位前廣告公司高管寫的商業寫作書。事實上，寫作類似于推銷自己的想法，好的寫作意味著要提出有充分依據的論點來吸引讀者，“講故事”因而發揮著相當重要的作用。雖然在政策寫作中，我們必須小心地將這些例子、軼事建立在更嚴格的框架和數據中，但故事本身可以非常強大。

關于測試所寫的內容是否具有較強的可讀性，Coven 認為，最好的方法是大聲朗讀或使用 Microsoft Word 中的功能。鑒于寫作和口語的接近性（例如它們都使用句子來構筑信息），在大聲朗讀時，我們也許會驚訝于那些笨重的句子、并不那么恰切的短語，而朗讀使我們有可能注意到這些細節，并且讓寫作變得更加清晰。

Coven 要給出的最后一條建議是，再好好想想你的“受眾”。特別是如果你正在考慮與公眾溝通，這將是非常重要的。所以不妨問問自己：誰會是我的讀者？他們預先已經知道了什么？為了理解我所說的話，他們可能會需要什么背景信息？他們關心什么？如果要寫一些能引起讀者共鳴的東西，我們不得不考慮讀者的需求、價值觀與優先事項，并輸出對他們有用的論點。

寫作是持續一生的旅程

在 Writing on the Job 的介紹部分，Coven 用一小章說明了不同情況下可使用的不同寫作策略。其中有一條是避免分心，例如關閉手機、電子郵件、社交媒體上的通知，讓自己置身于一個可以沉浸的環境中。另一條是我們在寫作的過程中間歇性“離開”自己已經寫完的部分內容，再回來檢視它。例如，作者在發送重要信件時，會在起草完成后的5分鐘回來再讀一遍，并且經常會發現一些第一次沒有注意到的東西。Coven 的第三個策略是準備一些大綱。在本書中，作者認為這些要點是最通用的寫作形式之一。因為一旦有想要表達的觀點，我們就可以隨時補充事實和數據來支持這些觀點。

Coven 認為，寫作是持續一生的旅程。我們都不是完美的作家，并且都在推動自己沿著這段旅程前進的過程中。如果一個人可以成為一個更好的寫作者，人們會更喜歡與之一起工作，而不需要為了并不清晰的工作書寫而深夜加班。對個人而言，我們也會有更多的時間去做其他事情，并且在職業生涯中走得更遠。

同時，更好的溝通對社會也有價值，而好的寫作是其中很重要的一部分。在公共政策領域的工作中，Coven 相信好的寫作有時可以幫助彌合分歧，因為它可以讓我們更好地理解彼此的觀點。當然，如果政府機構寫得更好，與他們所代表的人民溝通得更好，人們對政府的感覺就會更好，對政府的挫折感就會相應地減少。因此，作者對人們所處的兩極分化的氛圍并不樂觀，但仍然認為好的寫作會有助于社會發展，它會是解決溝通問題的一個重要因素。

內容來源：

https://press.princeton.edu/ideas/bottom-line-up-front

https://spia.princeton.edu/news/endnotes-writing-job-martha-coven

Writing on the Job: Best Practices for Communicating in the Digital Age

寫作是當今職場的一項必備技能。從備忘錄和報告等傳統交流形式到信息平臺與社交媒體，我們比以往任何時候都更依賴文字?？紤]到我們在移動設備上的閱讀量，能夠簡潔地寫作對于獲取成功至關重要。Writing on the Job 一書為專業人士提供了在數字時代清晰有效的寫作指導。

Martha Coven 從0開始，解釋了如何發展自身的專業風格；如何通過創建初稿開始寫一篇文章，并將其編輯成一個強大的最終產品等。然后，她就電子郵件、幻燈片、提案、求職信等十多種寫作形式提供了詳細而實用的建議。在此過程中，Coven 提供了大量的具體示例和簡單的模板，使得其概念便于讀者理解和應用。

本書基于 Coven 在普林斯頓大學廣受歡迎的寫作課程和講習班，以及她在公共和私營部門幾十年的經驗而寫成。Writing on the Job 探討了專業人士在當今數字時代面臨的真正挑戰，并分享了可以提高工作表現的基本實踐。

PUP作者簡介

Martha B. Coven

本書作者 Martha B. Coven 是普林斯頓公共和國際事務學院的客座講師、紐約大學法學副教授，也是科文咨詢公司的創始人。她曾在白宮、國會以及私營部門工作超過25年。

PUP名家推薦

Martha Coven 帶給我們一本簡明的、有思想的書，為讀者提供了受益一生的方法。她展示了如何以清晰和活潑的方式寫作，同時闡明了為什么這對與聽眾建立聯系很重要。對于年輕的職場人士和經驗豐富的作家來說，這本書都是必不可少的。

——Myles C. Thompson，哥倫比亞商學院出版社創始出版人

好的想法是企業的命脈，但它們只有在有效溝通的情況下才有意義。在這本簡短的書中，Martha Coven 通過解釋如何在當今的各種交流形式中清晰而有說服力地寫作，包括電子郵件、備忘錄，甚至是演講稿和幻燈片。這本書提供了二十一世紀的“專業風格要素”。

——Donald H. Chew，Journal of Applied Corporate Finance 編輯

在嘈雜的數字時代，簡潔而有說服力的溝通顯得更加關鍵?？紤]到受眾、信息傳遞和行業的期望，《工作中的寫作》為不同水平的專業人士提供了相關建議，并結合具體案例，使每一位讀者都能成為更有效的溝通者。

——Rimjhim Dey，DEY 思想+影響力創始人

- END -

版權聲明

原標題：《持續一生的旅程：數字時代的寫作進階指南》

閱讀原文