原創(chuàng) 王鶴群 外灘教育

看點(diǎn) 最近的留學(xué)申請(qǐng)季中，很多學(xué)生有明顯的“拖延”情況，時(shí)間管理能力堪憂。在學(xué)業(yè)生涯中，如何做才能更高效地管理時(shí)間，協(xié)調(diào)好學(xué)業(yè)和生活？下文中，王鶴群博士結(jié)合事例說明了時(shí)間管理的三個(gè)要點(diǎn)：執(zhí)行力， 對(duì)任務(wù)的總結(jié)和進(jìn)度追蹤能力，以及對(duì)影響任務(wù)執(zhí)行的各種顯性和隱性因素的總結(jié)能力。

文丨王鶴群 編丨Olivia

最近的留學(xué)申請(qǐng)季，有的學(xué)生在提交申請(qǐng)的時(shí)候遲遲不能完成規(guī)定的任務(wù)，一直拖延到截止日期（Deadline），甚至要在截止時(shí)刻的前幾分鐘內(nèi)才能提交申請(qǐng)。

這樣的操作讓我咋舌，同時(shí)也讓我意識(shí)到了“時(shí)間管理”（Time Management）這一技能對(duì)于廣大學(xué)生的重要性。

因此，我今天寫這篇文章，從方法論的角度為不同年齡和階段的學(xué)生介紹一下時(shí)間管理的基本方法，希望大家能夠有所反思，提高效率。

時(shí)間管理的要素

執(zhí)行力

對(duì)于各項(xiàng)任務(wù)的總結(jié)和實(shí)時(shí)進(jìn)度追蹤能力

對(duì)于影響任務(wù)執(zhí)行的各種顯性和隱性因素的總結(jié)能力。

執(zhí)行力

“執(zhí)行力”這個(gè)詞，說起來容易，做起來難。

不僅很多學(xué)生，就連很多成人都習(xí)慣拖延，都不能做到“今日事，今日畢”。

究其原因，我們發(fā)現(xiàn)了以下幾點(diǎn)：

1. 目標(biāo)制定得過于宏大

一般而言，如果要給自己制定每日完成的目標(biāo)，應(yīng)該將目標(biāo)工作量定在自己可以完成的最大工作量的60-70%為宜。

這樣，每天都可以游刃有余，還有閑暇的時(shí)間可以用來做其他的事情。

比方說，很多準(zhǔn)備托?？荚嚨膶W(xué)生在強(qiáng)化班內(nèi)，每日要求完成150-200個(gè)單詞的背誦量。這樣的枯燥乏味的工作往往在不到一周的時(shí)間內(nèi)就已經(jīng)無法堅(jiān)持，之后的學(xué)習(xí)和訓(xùn)練常常是疲憊不堪，流于形式。

即使最后能夠完成目標(biāo)，在考試之后學(xué)生也會(huì)對(duì)學(xué)習(xí)產(chǎn)生厭煩和畏難的情緒，無法長期主動(dòng)的自我激勵(lì)。

事實(shí)上，當(dāng)老師們給學(xué)生制定單詞背誦計(jì)劃的時(shí)候，明知學(xué)生每日最大的背誦量是100，老師會(huì)不由自主的將目標(biāo)定在150，希望學(xué)生可以超額完成。

但是，這種希望究其本質(zhì)而言是“奇跡”，因此常常不能實(shí)現(xiàn)。

反之，如果已知每日單詞最大背誦量是100，將目標(biāo)定在每日60個(gè)單詞，并且早晨20，中午10個(gè)，晚上30，那么這個(gè)任務(wù)量就是學(xué)生可以做到的。

如果堅(jiān)持一個(gè)月，單詞量也就積累到了1800，堅(jiān)持三個(gè)月之后，所背誦的單詞以及其衍生詞，就會(huì)達(dá)到6500，這是托福和雅思的入門單詞量，同時(shí)也是國內(nèi)的大學(xué)生順利通過大學(xué)英語四六級(jí)所需要的單詞量。

“積土成山，風(fēng)雨興焉；積水成淵，蛟龍生焉”，能夠做到積累，其秘訣恰恰在于每日的目標(biāo)不要宏大，而要在力所能及的范圍內(nèi)盡量輕松。

2. 生活習(xí)慣早養(yǎng)成，不能臨時(shí)搞突擊

前幾天，有個(gè)家長朋友反饋說，自己好友的孩子已經(jīng)高三了，還是事事拖延，就連和朋友約好的時(shí)間都會(huì)遲到。

聽到她這么說，我當(dāng)時(shí)心里的反應(yīng)就是：“早干嘛去了？”一個(gè)習(xí)慣是經(jīng)年累月養(yǎng)成的，不能平時(shí)熟視無睹，等到任務(wù)壓上來的時(shí)候再奔走呼號(hào)。

父母養(yǎng)育子女，是一個(gè)長時(shí)間的系統(tǒng)工程。這期間不僅要給孩子提供好的營養(yǎng)和生活條件，也要關(guān)注孩子的各種習(xí)慣的養(yǎng)成。

“今日事，今日畢；言必信，行必果”，好習(xí)慣要從小養(yǎng)成，并且父母本身要起到表率作用。否則，日復(fù)一日，等孩子到了高中，也許就很難更正了。

3. 讓“清單”成為一項(xiàng)生活要素

執(zhí)行力也是一項(xiàng)技能，因此要常年累月的培養(yǎng)和鞏固。為了做到這一點(diǎn)，不妨在日常生活中，養(yǎng)成列“清單”的習(xí)慣。

比方說，每天要完成的任務(wù)，記載在日程表里。完成一項(xiàng)就劃掉一項(xiàng)。這樣天長日久，對(duì)于自己的效率和工作量都會(huì)有更深入的了解，從而能夠幫助自己做好規(guī)劃。

4. 永遠(yuǎn)給自己留出休閑、娛樂、體育運(yùn)動(dòng)的空間

即使我們培養(yǎng)執(zhí)行力，按照清單來完成任務(wù)打卡，我們也不能在這個(gè)過程中把自己的神經(jīng)繃緊。

正如疲憊的肢體需要休息一樣，快速運(yùn)轉(zhuǎn)的大腦也需要調(diào)整和休息。

因此，將休閑娛樂和體育運(yùn)動(dòng)的時(shí)間也排進(jìn)日程，才能夠做到有張有弛，穩(wěn)步發(fā)展。

任務(wù)要分類、執(zhí)行要反饋

當(dāng)學(xué)生具有了一定的執(zhí)行力和習(xí)慣后，他們會(huì)發(fā)現(xiàn)，對(duì)于高中和大學(xué)的學(xué)習(xí)生活，尤其是升入大學(xué)的第一年或者留學(xué)第一年的學(xué)習(xí)生活，還是感到棘手、不能適應(yīng)。

這是因?yàn)楹迫鐭熀５闹T項(xiàng)任務(wù)都?jí)哼^來，讓人疲于應(yīng)對(duì)，從而也感覺到壓力。

對(duì)此，我們要做的第一件事情，就是將任務(wù)分類。以下通過一位在美國讀大一的學(xué)生的實(shí)際案例來進(jìn)行講解。

案例1

赴美留學(xué)的大一學(xué)生，學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)科學(xué)(Computer Science)專業(yè)，明顯感覺自己每日的時(shí)間“不夠用”。

如何能夠游刃有余呢？首先要將各項(xiàng)任務(wù)詳細(xì)分類。

以下提供了分類表格：

任務(wù)分類表格

時(shí)間

非學(xué)術(shù)

學(xué)術(shù)

短期

檢查電子郵件

（check emails）

購買生活日用品

租房，辦好飯卡，公交卡

記錄December trip in Singapore

（記錄12月份在新加坡的旅行）

長期

運(yùn)動(dòng)、社團(tuán)活動(dòng)，等等

Software engineering research Course日常課程和作業(yè)

預(yù)習(xí)、自學(xué)Linear Algebra

說明:

1. 短期、非學(xué)術(shù)任務(wù)內(nèi)部要做細(xì)分

當(dāng)學(xué)生們面臨眾多的任務(wù)的時(shí)候，很多人能夠想到的是把這些任務(wù)分成“與學(xué)習(xí)有關(guān)”，和“與學(xué)習(xí)無關(guān)”的任務(wù)，從而把更多甚至全部的精力放在“與學(xué)習(xí)有關(guān)”的任務(wù)上。

而這樣做，就會(huì)導(dǎo)致貌似“與學(xué)習(xí)無關(guān)”的任務(wù)會(huì)被拖延甚至忽略，從而為后來的匆忙埋下了伏筆。

記住：“與學(xué)習(xí)無關(guān)”的任務(wù)往往與生活息息相關(guān)，因此二者不可偏廢，必須兼得。

上面的圖，從兩個(gè)維度對(duì)任務(wù)進(jìn)行了劃分。我們先看左上角“短期、非學(xué)術(shù)任務(wù)”。

這樣的事情，往往被人認(rèn)為是不重要的事情，但是他們是之后很多重要的生活和工作可以得以開展的保證，因此不能忽視。

比方說：辦理飯卡、公交卡，這樣的活動(dòng)貌似在一所大學(xué)只用進(jìn)行一次，因此只要跟著老師或者學(xué)長的介紹，抽時(shí)間辦好就OK。但是也要防止萬一出現(xiàn)毀壞或者丟失的情況，因此，在自己的記事本上要記載一旦出現(xiàn)這樣的問題要到哪個(gè)部門或者辦公室去辦理。

只要把這兩步做好，后續(xù)就無須擔(dān)心了。

與之不同的是，租房或者購買日用品，貌似發(fā)生率很低，卻是重復(fù)性勞動(dòng)。

留學(xué)生根據(jù)學(xué)校的情況，或者每年租房，或者每個(gè)學(xué)期要重新租房，因此每次租房的條件或者選擇步驟都要在筆記本上記好。尤其是相關(guān)的租房合同，要提前看好，對(duì)于內(nèi)容可以了熟于心，這樣在選擇的時(shí)候就可以給自己更多的余地。

去年的疫情導(dǎo)致很多留學(xué)生提前回國，而他們?cè)趪庾庾〉墓⒁驗(yàn)楹贤餂]有提前解約的相關(guān)條款，并不能提前搬出，因而承擔(dān)了一些經(jīng)濟(jì)損失。這就是沒有認(rèn)真研究合同的后果。

再比如，購買日用品，要通過第一個(gè)學(xué)期的使用對(duì)于自己的各種用品的用量有一個(gè)準(zhǔn)確的了解，從而可以更好的利用商場(chǎng)打折促銷的時(shí)機(jī)，為自己一次購進(jìn)一個(gè)學(xué)期的使用量，做到省事省錢。

與它們都不同，檢查電子郵件是學(xué)生非常重要的一件事。

在國外，重要的通知都是通過電子郵件的形式發(fā)送，因此每名學(xué)生每天早上的第一件事就是檢查電子郵件，并且根據(jù)各種內(nèi)容確定自己的日程安排。

比方說，如果某個(gè)郵件是下午3點(diǎn)鐘某教授要和學(xué)生討論研究計(jì)劃(Research project)中的問題，這封郵件就意味著下午3點(diǎn)之前學(xué)生把相關(guān)論文的問題和困惑都要整理成列表，以方便3點(diǎn)鐘的討論。

相反地，如果某郵件說的是學(xué)期末的時(shí)候有某個(gè)討論會(huì)，那么貌似今天這名學(xué)生的日程就不會(huì)被這封郵件打亂。

當(dāng)然，這豪不意味著這封郵件的內(nèi)容可以被忽視，因?yàn)橐坏┖鲆暎谀┑臅r(shí)候就難以交差了。

事實(shí)上，在美國，每名教授每天會(huì)收到200-300封郵件，而如果要確保不遺漏，最好的方法是早上上班的第一時(shí)間打開郵件和日程記錄，把所有需要自己參與的活動(dòng)都記在相應(yīng)的時(shí)間表格里，從而確保近期和遠(yuǎn)期的工作都能夠保質(zhì)保量的完成。

對(duì)于學(xué)生也是一樣，雖然每天會(huì)收到十幾封到幾十封的郵件不等，但是學(xué)生也應(yīng)該快速瀏覽郵件，并且將相應(yīng)的活動(dòng)和工作記在自己的日程表內(nèi)，從而確保自己可以安排妥當(dāng)。

2. 長期學(xué)術(shù)任務(wù)要高瞻遠(yuǎn)矚、布局為先

以這個(gè)學(xué)生的情況為例，上圖右下角的任務(wù)為“長期的學(xué)術(shù)任務(wù)”，對(duì)此，刻苦學(xué)習(xí)的要義不僅僅在于認(rèn)真聽課和完成作業(yè)，也在于提前規(guī)劃，有前瞻眼光。

比方說：學(xué)生這一類任務(wù)中有一項(xiàng)，是software engineering research（軟件工程研究）。對(duì)此，學(xué)生之前并沒有經(jīng)驗(yàn)，只知道跟著教授的指導(dǎo)向前努力。

因?yàn)樽约簩?duì)于遠(yuǎn)期目標(biāo)的茫然，學(xué)生在學(xué)習(xí)過程中容易感到疲憊和壓力。

為此，要做到的是：和教授交談，獲悉這一項(xiàng)工作都有哪幾個(gè)步驟，每個(gè)步驟涉及哪些具體工作，用多少時(shí)間來完成。

當(dāng)這個(gè)階段性目標(biāo)明確以后，學(xué)生就可以到圖書館查閱以往相關(guān)的研究的論文，看看別人是如何完成的每個(gè)步驟，有何種發(fā)現(xiàn)。進(jìn)而也發(fā)現(xiàn)他人的研究的不足之處，同時(shí)為自己的研究的方向做好各種準(zhǔn)備。

在每個(gè)步驟之內(nèi)，學(xué)生不僅要認(rèn)真寫下來自己的研究過程、方法、運(yùn)算和發(fā)現(xiàn)，更要列出自己心中存在的問題和設(shè)想。

而教授看到這些內(nèi)容，就會(huì)用自己的專業(yè)知識(shí)更好的指導(dǎo)學(xué)生，從而讓學(xué)生“梧桐一葉而知天下秋”，從一項(xiàng)研究中能夠達(dá)到更深入的理解，并且為后來的學(xué)習(xí)打好基礎(chǔ)。

再比方說，對(duì)于日常的課程和作業(yè)，也不能只滿足于上課聽講和下課做作業(yè)，反正應(yīng)該在拿到教科書的那一刻就先把目錄讀一遍，在開課之初先掌握這門課的知識(shí)脈絡(luò)和體系，從而在上課的時(shí)候知道自己已經(jīng)掌握了哪些知識(shí)，還沒有掌握哪些知識(shí)。

在期末復(fù)習(xí)的時(shí)候，首先看目錄，在大腦中溫習(xí)已經(jīng)學(xué)會(huì)的知識(shí)的主體框架，這樣才能對(duì)知識(shí)體系有深入的理解和體會(huì)。

對(duì)于長期的學(xué)術(shù)任務(wù)，還要習(xí)慣性的給自己制定階段性目標(biāo)，做到每周一小結(jié)，每月大總結(jié)，這樣無論是周考，月考，期中期末考試，都會(huì)有上佳的表現(xiàn)，達(dá)到“事半功倍”的效果。

3. 長期的非學(xué)術(shù)活動(dòng)要控制總量、提高質(zhì)量

無論是在國內(nèi)還是留學(xué)，也無論是大學(xué)生還是中學(xué)生，都需要一定的社會(huì)活動(dòng)和音樂、體育、美術(shù)等課外活動(dòng)。對(duì)此，要做到的是控制總量，讓這些活動(dòng)在每周的日程表中所占用的時(shí)間不會(huì)嚴(yán)重?cái)D壓學(xué)習(xí)所需要的時(shí)間。

比方說，有一些學(xué)生希望進(jìn)入名校，因此在自己的音體美等方面都報(bào)了課程，每周占用的時(shí)間超過10個(gè)小時(shí)。

而與此同時(shí)，他們的數(shù)理化或者文學(xué)等課程的學(xué)習(xí)時(shí)間受到了擠壓，導(dǎo)致自己無法在基礎(chǔ)學(xué)科上取得優(yōu)異成績。

這樣的學(xué)生，即使后來在音體美方面獲得了進(jìn)步，也會(huì)因?yàn)閷W(xué)術(shù)成績不突出而無法進(jìn)入名校。

因此，平衡各項(xiàng)活動(dòng)的時(shí)間，分清主次，就成了學(xué)習(xí)規(guī)劃中的關(guān)鍵。

在控制課外活動(dòng)的總時(shí)間量的同時(shí)，也要力求提高課外活動(dòng)的質(zhì)量。簡(jiǎn)言之，如果要參與體育活動(dòng)，就要達(dá)到強(qiáng)身健體的效果，如果要參加社團(tuán)活動(dòng)，也要讓自己的活動(dòng)有所成就。

時(shí)間投入進(jìn)去，要見到成果，否則浪費(fèi)了時(shí)間，就讓課外活動(dòng)成為了不明智之選。

4. 短期的學(xué)術(shù)活動(dòng)

如圖所示，圖表右上角的短期學(xué)術(shù)活動(dòng)可以用零星時(shí)間靈活完成，這樣提高效率，并且不影響整日的規(guī)劃。

以上的任務(wù)分類，只是所有任務(wù)分類中的第一步，做出最寬泛的分類。事實(shí)上，上圖中每一個(gè)類別內(nèi)部，還可以根據(jù)實(shí)際情況做出更詳細(xì)的分類。具體分類方法還要依照學(xué)生的具體任務(wù)而定。

但是，不管如何分類，都要做到一點(diǎn)：事后有反饋。

所有的任務(wù)，完成的可以被劃掉，未完成的可以刷亮。但是反饋的內(nèi)容也可更細(xì)致一些。

比方說，對(duì)于學(xué)術(shù)的作業(yè)，反饋的內(nèi)容可以是后續(xù)的改進(jìn)計(jì)劃。對(duì)于課外活動(dòng)，反饋的內(nèi)容可以是之后的發(fā)展方向。這樣的一些反饋，實(shí)質(zhì)上是指導(dǎo)學(xué)生的成長。

事實(shí)上，更深層次的反饋，是對(duì)于工作實(shí)質(zhì)的深入總結(jié)。

其細(xì)節(jié)正如下文所示。

對(duì)于影響任務(wù)執(zhí)行

顯性和隱性因素的總結(jié)

“吾嘗終日而思矣，不如須臾之所學(xué)也”，這句古話倒著說也蠻好，“吾嘗終日而‘學(xué)’矣，不如須臾之所‘思’也”。

學(xué)習(xí)的過程，也要伴隨著思考，否則“學(xué)而不思則罔”，學(xué)習(xí)卻不反思，學(xué)了也是白學(xué)。因此，做到了制定計(jì)劃、認(rèn)真執(zhí)行、節(jié)約時(shí)間、提高效率之后，更重要的是讓每一段學(xué)習(xí)都有所反思，從而指導(dǎo)自己的成長。

以下，我從英文閱讀方面給出一個(gè)例子。

例如：有的學(xué)生英文文章的閱讀比較薄弱，分析下來，有幾個(gè)因素：

時(shí)間緊、生詞多、難句多、段意無法把握。

這四個(gè)因素找到后，我們發(fā)現(xiàn)，如果減少生詞，并且增強(qiáng)句式理解，那么“時(shí)間緊”這個(gè)因素就會(huì)不攻自破。

顯然，這個(gè)因素就是隱性因素，是附屬于后面兩個(gè)因素的。而對(duì)于“段意無法把握”，在提高了單詞量和句式理解能力后，有明顯提高，但是卻并不能完全把握，這是為什么呢？

因?yàn)閷W(xué)生還沒有掌握段落結(jié)果的構(gòu)成特點(diǎn)，不知道每句話的功能到底是論斷還是例證。顯然，段落內(nèi)部不同句子的不同作用，是我們之前分析的時(shí)候沒有提煉出來的隱性因素，而這恰恰就是一段學(xué)習(xí)后仍然會(huì)出現(xiàn)的“瓶頸”。

可以說，所有的“瓶頸”，都有之前忽略的隱性因素在作怪。

因此，將這些隱性因素找出來，本身就是一個(gè)反思、分析和提高的過程。

以上通過一些案例分析，講述了“時(shí)間管理”的幾個(gè)要點(diǎn)：

要注重執(zhí)行，注重分類、分析和反饋，并且在執(zhí)行過程中和任務(wù)結(jié)束后不斷的通過總結(jié)各個(gè)影響因素來提高自己。

這樣一來，學(xué)生的學(xué)習(xí)效率會(huì)得到明顯提高，并且能夠有更充裕的時(shí)間來豐富自己的生活，讓自己勞逸結(jié)合，學(xué)有所成，并且讓自己的生活多姿多彩，多有建樹。

希望所有的學(xué)生都能夠前程錦繡，一片光明！

原標(biāo)題：《要具備時(shí)間管理能力，這三要素缺一不可》

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