在會議進行當中，對圖像記錄的要求不僅僅是簡單易懂，對圖像記錄員來說，把握會場的狀況，時刻思考此時此刻需要記錄什么是很重要的。

會議三個階段

一、收集：集中散亂的話語。

在各種談話討論雜亂交織的狀況下，首先要做的就是認真傾聽大家的發言，并把它們整合集中在一起。討論時無形的混亂會使人感到不安，但只要將其進行即時可視化處理，會場的氛圍就能夠變得積極向前。此外，語言可視化也更方便指出你比較在意的部分，討論就自然地被賦予了活力。

收集

二、再構造：從現實問題出發，對課題進行再定義。

有時，從外表看來討論進行得熱火朝天，但很多時候現實情況卻是消極想法彌漫、分歧碰撞過多導致停滯不前。此時，不要假裝無視這種情況，而是應該原原本本地記錄下來，這樣反而能使參會者站在客觀的視角，更加積極地思考問題。

再構造

三、合作：以解決問題為目標令全員努力。

在各界人士聚集的場合，人們往往不傾向于表達自己的看法。這種情況下，就要準備使用圖像記錄去展示并共享大家的想法。面對面時無法說出的真心想法，可以通過圖像記錄大膽地分享。這樣還能夠創造出一種接納的氛圍，能夠把與對方的不同看法也當做是問題的多樣性而愉快接受。

合作

Aggregation（收集）: 集中散亂的話語

一、怎樣開始圖像記錄？

首先可以提前向主辦方簡單提議：為了便于整理會議內容，請讓我擔任會議記錄。然后，提前向大家傳達這樣的思想：感到困惑時，如果可以回顧之前的談話內容，或許能夠從會議記錄中找出自己在意的地方。以便促進大家在會議中積極發言。如果還沒來得及和主辦方交流，會議就開始了的話，可以在會議中提出“試著來整理一下會議內容吧”，然后逐漸靠近白板，開始進行圖像記錄。

事先向主辦方傳達“想做會議記錄”的意愿

如果迫切想要在會議中實踐的話，就舉手自薦，主動承擔會議記錄的整理任務。

怎樣開始圖像記錄？

二、使用什么工具？

在會議中進行圖像記錄，不需要什么特殊的道具。只要有供日常會議使用的白板和筆就足夠了。萬一沒有白板的話，可以在墻上貼白紙，或者在桌子上鋪開白紙使用也是可以的。比起在什么東西上記錄，記錄所在的位置更為重要，最好提前就把白板放在參會者全員都能看到的位置。如果可以的話，還能讓參會者也使用白板進行說明，所以可以圍繞白板設置參會者的位置。

使用什么工具？

三、記錄時要注意的事情？

雖然圖像記錄在快速把握全體內容方面有絕對的優勢，但是若使用方法錯誤，也有可能會導致討論的發展方向發生扭曲。比如，如果硬要把一些人的意見進行組合的話，恐怕會導致結論的改變。別看它只是一份記錄，可是留下來的記錄往往比實際的發言本身更具有扭曲現實的力量。我們要意識到這種危險性。為了避開這種狀態，在進行圖像記錄時，我們需要遵守以下三點。

1.擁有目的意識

對于“為什么要把討論內容可視化”這個問題，要有自己的答案。就像你不認為繪制本身是圖像記錄的目的那樣，萬一對于進行圖像記錄的目的意識沒有共同認識的話，你也要具備不做會議記錄的勇氣。

2.保持公平之心

與討論和對話的目的有關的所有意見都要平等地對待。就算做不到全部畫出來，即便只記下關鍵詞，也必須要有所記錄。萬一有所遺漏心中感到不安，不要自己妄加判斷，去問問參會者吧。

3.以事實為基準

在圖像記錄中加入記錄者的解釋說明而使內容發生改變，或進行個人的創作行為是不可以的。但是，由于要一字一句完全依照原話嚴密地記錄是不可能的，所以記錄員要做的就是對現實進行適度的概括。如果自己也有想法，要發言之后再加入記錄當中。

以事實為基準

四、畫錯的話會感到害怕和羞恥

如果稍微有不安的感覺，可以就圖像記錄向參會者確認“是這樣嗎”。即使參會者突然說“錯了”、“有點不對”，也沒必要有罪惡感。因為如果本身沒有把討論內容可視化的話，人們甚至注意不到彼此認識上的分歧。要把這種錯誤的指出當做一種有益的發現，“發現了錯誤，真的太好了。那么是哪里出了什么錯呢”，這樣一邊提出問題一邊修正。為了使錯誤記錄被發現，通常要在發言人能看到的位置進行圖像記錄。

五、全部寫成了文字

試著在實際的會議中進行操作你會發現，你可能沒有足夠的時間去畫圖像，而只寫出了全是文字的條條框框，但是也沒必要感到焦慮。文字多一點或圖像多一點都無關緊要。比起文字的多少，更重要的是要看你是否抓住并表現出了討論的主旨。要達到熟練畫出更簡明易懂的圖像的程度，要經過 4 個階段的訓練。與其在還沒有了解主要內容的情況下勉強畫出一個不清晰的架構，倒不如首先以文字為主去表現出主旨。記錄過程中可以加入一些簡單的標記和分類，從而慢慢提升記錄的水準。

六、不知道用于表現結構的合適的框架體系

在討論中可以使用的框架種類之多，從有專門介紹其的書籍上就可見一斑，因此無法全部進行說明，在這里我們介紹一下其中 6 種。只要一邊思考“在這個場合，什么信息是重要的”一邊進行選擇的話，就能選出比較合適的框架了。即使無法立刻選出正確的框架，也可以首先進行標記和分組，在知道了重要的部分之后再重新畫。

Reframing(再構造):消除討論方向的偏離

一、意見發生碰撞導致氣氛逐漸升溫

當會議向參會者互相批判對方意見的方向發展，現場氣氛開始升溫時可以試著問一下主持人“我想整理一下現在產生的課題，我們的目標是解決什么問題呢”。然后提出“將全體內容分為事實、課題和理想三部分整理吧”，這樣大家就能恢復冷靜的心態，應該就可以繼續進行有建設性的討論了。雖然發生了意見的碰撞，但大家想要解決問題的心情都是一樣的，所以首先為了能讓大家看到目的地，就把討論內容在白板上進行可視化吧。

二、有生氣、不滿的人

如果現場有不接受討論內容的，總是做出否定性的發言，表示“即使這么做了也是沒用的“我不這么認為”等這樣的人存在的話，不是要用語言向他提出問題，要求他回答，而是要試著使用畫圖像的方式去問他“那么如果是這樣呢”。如果意見不一的話，把對方的想法也畫進圖像記錄中，把雙方的分歧可視化。

這樣雙方都可以擁有建設性的信息共有，即到底是對于哪一點不同感到生氣。即使對方可能會有一些情緒，但是這件事中已經加入了圖像記錄，就能達到不輕易成為大家的壓力的效果。

三、有人會想要說一些偏離當下議題的內容

那就把偏離的內容也在視覺上傳達出來吧?！鞍ィ楷F在說這個”、“剛才沒有說這個吧”等，會議中總會突然出現一些人，說一些偏離當下議題的話。這時不要無視，而是要把他說的內容用圖像表達出來，讓大家都意識到這種偏離。如果對于那些偏離主題的話直接用語言指出“現在說的不是這個”的話，總有一些否定的意味在里面，而用圖像表示則會愉快一些，而且還可能從偏離主題的話語當中得到啟發。

Collaboration(合作)：共享各種不同的想法

一、想要在各界人士初次聚集時成功打造一支堅固的團隊

為了創造出新的東西，讓擁有各種各樣背景的人聚集起來是最快的辦法。但是這些成員多樣性豐富，所認為的重要的價值觀和思考方法都不同，所以很容易產生分歧。在開始初次見面時，通過分享自己的想法，容易縮短彼此之間的距離。讓參會者在簽條或 A4 紙上提前寫下自己在本次工作中想要達成的目標、自己擅長的事情吧。然后再用 3 分鐘左右的時間，讓大家各自進行發表呈現。

想要在各界人士初次聚集時成功打造一支堅固的團隊

通過共享彼此的想法，可以縮短距離。用3分鐘左右的時間讓大家在簽條或A4紙上寫出來，然后進行小演講。

二、想要在想出辦法時活用

想出辦法的方法多種多樣，這里介紹一下用圖像記錄為頭腦風暴提供支持的方法。頭腦風暴是遵循重視數量、結合具體辦法展開工作、不輕易下判斷下結論、即使是粗略的想法也歡迎這 4 項原則而進行的。如果只是一邊在簽條上書寫一邊進行的話，也能達到其應有的氣氛，但是只使用文字是不太好理解的。如果讓圖像記錄員把這些內容通過繪畫表示出來，可以為讀者的直觀理解提供幫助。

想要在想出辦法時活用

只有文字的白板，雖然可以記錄事實，但是卻沒有畫面感。此外，人們不知道彼此的想法是否合拍，在互相交流方面會花費時間。

三、不想被口才好的人的意見所左右

當投票選擇“哪一個好”的時候，總是說不出自己的選擇好在哪里，結果總是容易被善于表達的口才好的人的意見所左右。那就把覺得好的原因可視化吧。例如，覺得十分有可行性的就貼上紅色標簽，覺得有速效性的就貼上藍色的標簽等，提前設定好投票的標準之后再進行投票吧。通過這樣的投票，不僅可以使想法得到可視化表現，而且由于大家都聚集在白板周圍，自然就會產生對話交流，還能得到討論更加活躍、思考更加深化的效果。

四、想要在會議總結時活用

在每一個人的議題都做完之后，會議將要順利結束的時候，試著在會議記錄中加入一些大家對本次會議的回顧吧，比如今后想要進一步探討的內容，感到滿意的內容等。如果自己的想法可以通過圖像被記錄下來的話，平常不會說出來的本質的想法和富有個性的觀點也會不知不覺跳出來的。

從那當中找出下次項目的點子和需要討論的論點，以供下次使用。比起只有圖像記錄員一個人在單方面地做總結，要盡量收集更多反饋，努力形成一個有主體性的團隊。

《讓你的會議可視化：用圖形符號快速記錄會議內容》